1.5.2 – Segregação de funções
Informações preliminares
- Segregação das funções no sistema (SIGEFES)
Nas atividades de contabilização/registro da execução orçamentária no SIGEFES, DESEJA-SE que, PELO MENOS, a emissão da Ordem Bancária (OB), seja feita por pessoa diferente daquela que registrou o empenho e a liquidação da despesa no sistema.
As Unidades Gestoras que em sua estrutura NÃO possuem segregação de funções no registro da execução orçamentária no sistema, encontram-se com ALTO RISCO DE CONTROLE e demanda das UECI uma quantidade MAIOR de análises da segregação de funções processual, já cabendo recomendações para sanear as inconsistências do Sistema (SIGEFES).
- Segregação das funções processual na aquisição de bens e serviços:
NENHUM servidor ou seção administrativa deve participar ou controlar todas as fases inerentes a uma despesa. Cada fase deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si (Parecer/Consulta TC-018/2014 - Plenário).
A pessoa responsável pela solicitação NÃO deve participar da condução do processo licitatório, integrando comissões de licitações ou equipes de apoio nos pregões (Acórdão nº 747/2013-TCU-Plenário).
Complementando as informações, o entendimento delineado no Acórdão nº 3.031/2008-TCU-1ª Câmara ressalta a impossibilidade de se permitir que um mesmo servidor execute todas as etapas da despesa, isto é, as funções de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações.
Questionamento 1
Que elemento do processo administrativo que envolva DESPESAS PAGAS pode ser utilizado para verificação da atividade de APROVAÇÃO?
Resposta
As atividades de aprovação, como o próprio nome já diz, são as aprovações constantes do processo. Nos processos de compras e contratações, a atividade que entendemos ser a mais comum para verificação da aprovação é o ateste da despesa pelo fiscal/gestor do contrato ou outro servidor designado para tal.
Questionamento 2
Está correto utilizar as Ordens Bancárias para verificação da atividade de EXECUÇÃO?
Resposta
Sim. Entendemos que a Ordem Bancária é o documento mais adequado para avaliar se o princípio da segregação de funções está sendo respeitado, uma vez que é ela quem registra contabilmente a saída de caixa.
Ocorre que, antigamente, as Ordens Bancárias eram executadas pela Secretaria da Fazenda, motivo pelo qual usá-las para verificar a segregação de funções era inviável e, portanto, eram utilizadas as Programações de Desembolso.
Como a execução das Ordens Bancárias passou a ser realizada pelas próprias UG’s, o confronto do responsável pela emissão da Ordem Bancária com o responsável pela emissão das Notas de Empenho e de Liquidação passou a ser o procedimento mais adequado para análise da segregação de funções na atividade de execução.
Questionamento 3
Caso seja observado no órgão/entidade que um mesmo servidor realiza a CONTABILIZAÇÃO e a EXECUÇÃO da despesa, como proceder?
Resposta
Se a Ordem Bancária e as Notas de Empenho e de Liquidação forem realizadas pelo mesmo servidor, o órgão estará em descumprimento com a segregação de funções.
Nesse caso, deve-se avaliar a estrutura organizacional da Unidade Gestora para o registro/contabilização e pagamento da despesa e recomendar que sejam tomadas medidas para minimizar o risco. Deve-se também ampliar a amostra de processos para verificação da segregação de funções da parte processual.
Questionamento 4
Está correto utilizar o ateste de notas fiscais para verificação da atividade de CONTROLE? Se não, que elemento pode ser utilizado para verificação da atividade de CONTROLE?
Resposta
Não. São exemplos de atividades de controles aquelas exercidas pela Unidade Executora de Controle Interno (UECI).
Questionamento 5
Está correto utilizar as Notas de Liquidação para verificação da atividade de CONTABILIZAÇÃO?
Resposta
Sim, mas vale lembrar que a contabilização envolve tudo o que gera registro no SIGEFES. A verificação pode ser feita por outros documentos como a Nota Patrimonial, Nota de Empenho e Guia de Recolhimento. No entanto, para a análise de processo de compras é correto utilizar a Nota de Liquidação.
Questionamento 6
Há afronta ao princípio da segregação de funções no desempenho das atividades de requisição (elaborando e assinando o Termo de Referência) e fiscalização, quando são exercidas pelo mesmo servidor dentro de uma mesma de contratação?
Resposta
O Capítulo XII do Decreto Estadual nº 5307-R/2023, que trata do tema segregação de funções nas contratações, veda a designação do mesmo agente público para as funções de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na respectiva contratação, não contemplando a fase de planejamento.
Entretanto, o inciso I, art. 43 do referido decreto, dispõe que considera-se incompatível a designação de um mesmo agente público para a realização das seguintes funções: agente de contratação, equipe de apoio ou comissão de contratação e, na mesma contratação, elaboração do estudo técnico preliminar, termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou executivo, pesquisa de preços, gestão e fiscalização de contrato ou da ata de registro de preços.
Portanto, depreende-se que não apresenta impedimento do ponto de vista da segregação de funções, uma vez que não há a acumulação das atribuições de responsável pela contratação com as funções de planejamento e/ou fiscalização contratual.
