Perguntas Frequentes - Orientações para RELUCI

Questionamento

A IN TCEES nº 68/2020 trouxe, no Anexo III, item 2.3, a nova relação de documentos que devem compor a PCA; nela, o relatório DEMCPA foi suprimido.

Assim, considerando o fato de não haver necessidade de enviar o demonstrativo para o TCES, a UECI fica isenta de executar a análise dos Pontos de Controle 1.2.2.a e 1.2.2.b?

Resposta

A UECI deve continuar executando a análise dos Pontos de Controle 1.2.2.a e 1.2.2.b.

Isso posto, a Secont recomenda que o GFS continue emitindo o DEMCPA, pois, mesmo que não seja solicitado na PCA (tendo em vista que o CidadES efetuará o cruzamento dos dados referentes ao DEMCPA), a conciliação das contas, via GFS, é de suma importância para que o Órgão tenha entendimento da plena conciliação dos dados correlatos ao pagamento das obrigações previdenciárias (RPPS e RGPS).

OBS.: Em caso de negativa do GFS para a confecção do DEMCPA, a Unidade de Controle deverá solicitar uma declaração, do próprio GFS, garantindo o pleno cumprimento das obrigações relacionadas nos Pontos de Controle 1.2.2.a e 1.2.2.b.

Questionamento

Nos relatórios FOLRGPS e FOLRPPS os valores ficaram bem diferentes quando comparados ao DEMCSE, pois no mês de maio/2020 houve alteração na contabilização da previdência dos militares, gerando uma pequena confusão contábil registrada no relatório.

Dessa forma, ficou inviável analisar os pontos de controle 1.2.4.a e 1.2.4.b, já que, se seguirmos o rito normal de análise, não temos nota explicativa que justifique a diferença considerável na folha de pagamento.

Resposta

É responsabilidade GFS ou equivalente, analisar, compor e apresentar em notas explicativas, as divergências apresentadas no confronto do DEMCSE com o sistema contábil (SIGEFES) ou com os relatórios do SIARHES (FOLRGPS e FOLRPPS).

Caso o responsável pela contabilidade não registre em notas explicativas os motivos que deram causa às divergências, notifique-o sobre a irregularidade e recomende o imediato atendimento.

Persistindo a inconformidade sem as devidas explicações, registre o motivo de não ter analisado o ponto de controle e envie alerta ao responsável pela contabilidade sobre a possibilidade de notificação, pelo TCE-ES, sobre as diferenças apontadas em relatório.

OBS.: O DEMCSE que é retirado do SIGEFES entre os meses de janeiro a novembro não serve para o fechamento do relatório. Elas existem para que a UECI faça um acompanhamento mensal da unidade gestora.

Para análise final dos pontos de controle 1.2.4.a e 1.2.4.b, é necessário fazer a análise pelo DEMCSE de dezembro, elaborado pelo responsável pela contabilidade, que também não deve utilizar o DEMCSE retirado do SIGEFES nos meses de janeiro a novembro.

Questionamento

Quando o relatório de situação fiscal, via e-CAC (ou a consulta na WEB dos parcelamentos concedidos no âmbito da RFB), não apresenta valor registrado e, no BALVER, não encontramos as contas descritas no item "c" do Ponto de Controle 1.2.5, o que fazer?

Resposta

Caso as contas descritas no item “c” do Ponto de Controle 1.2.5 não forem encontradas no BALVER e as consultas via WEB não identificarem parcelamento, pode-se concluir que não existe parcelamento de débitos previdenciários.

Assim, considerar-se-á a classificação, para o Ponto de Controle 1.2.5, como “ATENDE”, conforme item “e” do Ponto de Controle em tela: “Inexistindo movimentação nas contas listadas acima, e confirmado a inexistência de parcelamento no e-CAC, os itens (“a”, “c”, “d” e “e”) serão atendidos”.

OBS.: Destaca-se que para o Ponto de Controle 1.2.5 – EXCLUSIVO DO RPPS, embora tenha redação similar, a classificação está delineada no item “f”.

Questionamento 1

Nos pontos de controle 1.3.1.a e 1.3.1.c existe orientação para avaliação mensal e outra para avaliação anual. A avaliação anual dispensa a mensal e vice-versa?

Resposta

A Avaliação mensal foi criada para que as Unidades Gestoras possam acompanhar, de forma concomitante, a gestão patrimonial. Ou seja, se os controles físicos e contábeis dos bens, durante o exercício, estão sendo conciliados pelos setores competentes (administrativo e contábil).

Há de se registrar que a forma mensal descrita no manual pode ser lida como periódica, pois se a UG tem esses controles muito bem conciliados, dispensa a obrigatoriedade de se fazer a análise mensal. Podendo ser bimestral, trimestral, quadrimestral ou semestral, dependendo da avaliação de risco por parte da UECI, quando do planejamento anual no início do exercício.

A avaliação anual, traz como referência o mês de dezembro com os respectivos documentos que irão compor a Prestação de Contas Anual (PCA) do Ordenador de Despesas. Por isso, para as Unidades Gestoras que avaliaram mensalmente ou periodicamente (de janeiro a novembro), restará somente o mês de dezembro para a análise, que corresponde à análise anual.

Consequentemente, é de se concluir que não estarão dispensadas da análise anual, mas, evidentemente, eventuais divergências durante o exercício tiveram tempo suficiente para a regularização, diminuindo o risco de irregularidades na PCA.

Aqueles que optaram somente pela avaliação anual, em detrimento do acompanhamento concomitante (mensal ou periódico), estão dispensados da avaliação mensal. No entanto, em caso de divergências, não terá como regularizá-las aumentando com isso o risco de irregularidades na PCA, restando, somente, a solicitação da composição das divergências e as respectivas notas explicativas.

Questionamento 2

O ponto de controle 1.3.1.b trata de uma orientação para avaliação mensal. Caso ela não tenha sido feita até o momento faz sentido executá-la de forma retroativa?

Resposta

No caso de divergências no mês de dezembro, a UECI deve solicitar a composição e as respectivas notas explicativas. Portanto, NÃO há necessidade de executá-la de forma retroativa. Vale registrar que a avaliação anual não é considerada a melhor forma de conduzir as análises, pois no caso de eventuais divergências, não há tempo hábil para correção.

Questionamento 3

Sempre existirá saldo nas contas 12.390.00.00 - Redução ao Valor Recuperável do Imobilizado, 12.490.00.00 - Redução ao Valor Recuperável de Intangível, 12.380.00.00 – Depreciação, Exaustão e Amortização Acumuladas e 12.480.00.00 - Amortização Acumulada?

Resposta

É comum não existir saldo nas contas 12.390.00.00 e 12.490.00.00. Já as contas 12.380.00.00 e 12.480.00.00 geralmente têm saldo. A UECI deve verificar a que se refere o saldo existente na conta, a saber:

• Depreciação é o registro da redução do valor dos bens tangíveis, pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. (considera-se bens tangíveis, para efeito da análise, os bens móveis e imóveis)
• Exaustão é o reconhecimento da redução do valor de investimentos necessários à exploração de recursos naturais esgotáveis, minerais ou florestais.
• Amortização é o reconhecimento da perda do valor do ativo intangível ao longo do tempo.

Por fim, no caso de inexistência de saldo em uma das referidas contas (12.380.00.00 e 12.480.00.00), recomendamos que seja verificada a existência de saldo na sua correlação (bens móveis, imóveis, recursos naturais e intangíveis), respectivamente.

Exemplo: Se não houver saldo na conta de depreciação de bens imóveis, verificar se há saldo na conta de bens imóveis. Se não houver saldo na conta de exaustão, verificar se há saldo na conta de recursos naturais. Se não houver saldo na conta de amortização, verificar se há saldo na conta de bens intangíveis.

Informações preliminares

• Segregação das funções no sistema (SIGEFES)

Nas atividades de contabilização/registro da execução orçamentária no SIGEFES, DESEJA-SE que, PELO MENOS, a emissão da Programação de Desembolso (PD), seja feita por pessoa diferente daquela que registrou o empenho e a liquidação da despesa no sistema.

As Unidades Gestoras que em sua estrutura NÃO possuem segregação de funções no registro da execução orçamentária no sistema, encontram-se com ALTO RISCO DE CONTROLE e demanda das UECI uma quantidade MAIOR de análises da segregação de funções processual, já cabendo recomendações para sanear as inconsistências do Sistema (SIGEFES).

• Segregação das funções processual na aquisição de bens e serviços:

NENHUM servidor ou seção administrativa deve participar ou controlar todas as fases inerentes a uma despesa. Cada fase deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si (Parecer/Consulta TC-018/2014 - Plenário).

A pessoa responsável pela solicitação NÃO deve participar da condução do processo licitatório, integrando comissões de licitações ou equipes de apoio nos pregões (Acórdão nº 747/2013-TCU-Plenário).

Complementando as informações, o entendimento delineado no Acórdão nº 3.031/2008-TCU-1ª Câmara ressalta a impossibilidade de se permitir que um mesmo servidor execute todas as etapas da despesa, isto é, as funções de autorização, aprovação de operações, execução, controle e contabilização.

Questionamento 1

Que elemento do processo administrativo que envolva DESPESAS PAGAS pode ser utilizado para verificação da atividade de APROVAÇÃO?

Resposta

As atividades de aprovação, como o próprio nome já diz, são as aprovações constantes do processo. Nos processos de compras e contratações, a atividade que entendemos ser a mais comum para verificação da aprovação é o ateste da despesa pelo fiscal/gestor do contrato ou outro servidor designado para tal.

Questionamento 2

Está correto utilizar as Ordens Bancárias para verificação da atividade de EXECUÇÃO? Se não, que outro elemento pode ser utilizado para verificação da atividade de EXECUÇÃO?

Resposta

Não. Com a Ordem Bancária (OB) sequer é possível verificar a segregação de função no sistema (SIGEFES), tendo em vista que a OB é gerada na Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Para verificar a segregação no sistema faça o confronto dos responsáveis pela emissão da Programação de Desembolso com o responsável pela emissão da Nota de Liquidação.

Questionamento 3

Caso seja observado no órgão/entidade que um mesmo servidor realiza todas as etapas da EXECUÇÃO da despesa, como proceder?

Resposta

Se a Programação de Desembolso e a Nota de Liquidação for realizada pelo mesmo servidor, o órgão estará em descumprimento com a segregação de função.

Nesse caso, deve-se avaliar a estrutura organizacional da Unidade Gestora para o registro/contabilização e pagamento da despesa e recomendar que sejam tomadas medidas para minimizar o risco. Deve-se também ampliar a amostra de processos para verificação da segregação de funções da parte processual.

Questionamento 4

Está correto utilizar o ateste de notas fiscais para verificação da atividade de CONTROLE? Se não, que elemento pode ser utilizado para verificação da atividade de CONTROLE?

Resposta

Não. São exemplos de atividades de controles aquelas exercidas pela Unidade Executora de Controle Interno (UECI).

Questionamento 5

Está correto utilizar as Notas de Liquidação para verificação da atividade de CONTABILIZAÇÃO?

Resposta

Sim, mas vale lembrar que a contabilização envolve tudo o que gera registro no SIGEFES. A verificação pode ser feita por outros documentos como a Nota Patrimonial, Nota de Empenho e Guia de Recolhimento. No entanto, para a análise de processo de compras é correto utilizar a Nota de Liquidação.

Questionamento 6

Há afronta ao princípio da segregação de funções no desempenho das atividades de requisição (elaborando e assinando o Termo de Referência) e fiscalização, quando são exercidas pelo mesmo servidor dentro de uma mesma de contratação?

Resposta

O Capítulo XII do Decreto Estadual nº 5307-R/2023, que trata do tema segregação de funções nas contratações, veda a designação do mesmo agente público para as funções de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na respectiva contratação, não contemplando a fase de planejamento.

Entretanto, o inciso I, art. 43 do referido decreto, dispõe que considera-se incompatível a designação de um mesmo agente público para a realização das seguintes funções: agente de contratação, equipe de apoio ou comissão de contratação e, na mesma contratação, elaboração do estudo técnico preliminar, termo de referência, anteprojeto, projeto básico ou executivo, pesquisa de preços, gestão e fiscalização de contrato ou da ata de registro de preços.

Portanto, depreende-se que não apresenta impedimento do ponto de vista da segregação de funções, uma vez que não há a acumulação das atribuições de responsável pela contratação com as funções de planejamento e/ou fiscalização contratual.

Questionamento 1

Qual procedimento adotar na análise deste ponto de controle em relação à ordem cronológica dos pagamentos: considerar a data de liquidação para determinar a ordem, onde o que foi liquidado primeiro deve ser pago primeiro, ou considerar a data de vencimento da obrigação como critério?

Resposta

A exigência legal de observância da ordem cronológica na execução dos pagamentos realizados pela Administração Pública se dá pela Lei Federal nº 14.133/2021 – Nova Lei de Licitações e Contratos (NLLC):

Art. 141. No dever de pagamento pela Administração, será observada a ordem cronológica para cada fonte diferenciada de recursos, subdividida nas seguintes categorias de contratos:

I - fornecimento de bens;

II - locações;

III - prestação de serviços;

IV - realização de obras.

É importante ressaltar que, diferentemente do que previa o art. 5º da Lei Federal nº 8.666/1993, a NLLC não estabelece que o pagamento das obrigações deve observar a “ordem cronológica de suas exigibilidades”, mas tão somente a “ordem cronológica”.

Nesse sentido, o Decreto Estadual nº 5.545-R/2023, que dispõe sobre normas e procedimentos relativos à gestão de contratos administrativos no âmbito da Administração Pública Estadual, regulamentou, em seu art. 37, que a ordem cronológica terá como referência, para efeito de inclusão do crédito na sequência de pagamentos, a data de vencimento da obrigação, indicada conforme alínea “e”, inciso I, do art. 31 e inciso II do art. 32.

Em atendimento à legislação, a revisão do Manual de Procedimentos Contábeis do Estado do Espírito Santo (MCONT), datada de 12/01/2024, em seu capítulo 38, definiu que o critério para determinar a ordem de pagamentos é a data de vencimento da obrigação, motivo pelo qual, a partir de janeiro de 2024, o Sistema Integrado de Gestão das Finanças Públicas do Espírito Santo (SIGEFES) passou a exigir a informação da data de vencimento na nota de liquidação.

Diante dessa análise, entendemos que, para efeito de avaliação da conformidade da ordem cronológica dos pagamentos, deve ser considerada a data de vencimento da obrigação.

Questionamento 2

Que relatório utilizar para a análise deste ponto de controle, dado que o relatório UECI 2.2.28 não inclui a informação da data de vencimento da obrigação?

Resposta

O relatório que deve ser utilizado para análise do ponto de controle em questão é o “CRO.02 – Relatório cronológico – Pago”, disponível na aba de relatórios do SIGEFES, na pasta 1_RELATÓRIOS_GECOG/SEFAZ, elaborado e disponibilizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Questionamento 3

Como proceder com as obrigações que foram pagas em datas diferentes das de vencimento, seja antes ou depois, descumprindo a ordem cronológica? Existem exceções que permitem tal conduta?

Resposta

As únicas exceções previstas para descumprimento da ordem cronológica de pagamentos são as dispostas no § 1º do art. 141 da Lei Federal nº 14.133/2021, reproduzidas no § 1º do art. 6º do Decreto Estadual nº 5.545-R/2023. Qualquer outra hipótese de descumprimento deverá ser tratada conforme o procedimento de conclusão da análise do ponto de controle 2.2.28 do Manual de Orientações para Emissão do Reluci, que permanece sem necessidade de modificações.

Questionamento 1

O Relatório UECI 6 se refere a todos os projetos da instituição ou somente aqueles que resultem em um produto que concorre para expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo?

Resposta

O Relatório UECI 6 se refere a todos os projetos da instituição.

Questionamento 2

Teríamos que fazer uma triagem de quais processos referem-se à expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo ou podemos considerar todos os processos do relatório aptos para entrar numa amostragem?

Resposta

Inexistindo saldo na conta 52.212.02.01, de posse do Relatório UECI 6, propõe-se fazer uma triagem dos processos que se referem a projetos que causem a expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo que tenham sido iniciados no exercício em análise, para formar a população de onde será retirada a amostra.

Questionamento 3

Muitos processos de projetos se repetem a cada ano, pois foram abertos anos atrás, mas ainda há alguma movimentação neles. Ao analisarmos a existência da declaração do ordenador de despesas nos processos, consideramos somente as que foram elaboradas e inseridas no processo no exercício em análise ou devemos ver se nos processos antigos consta a declaração, mesmo que não seja do ano em análise?

Resposta

A análise deve ser realizada em processos que se referem a projetos que causem a expansão ou aperfeiçoamento de ação de governo, e que tenham sido iniciados no exercício em análise.

Questionamento 4

É necessário conter num processo que se utiliza a Ata de Registro de Preços a declaração do ordenador da despesa de que o aumento da despesa tem adequação orçamentária e financeira com a LOA e compatibilidade com o PPA e com a LDO?

Resposta

A declaração do ordenador de que o aumento da despesa tem adequação orçamentária e financeira com a LOA e compatibilidade com o PPA e com a LDO não está relacionada à modalidade de aquisição, mas sim à criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete aumento da despesa, Art. 16, da Lei Complementar 101/2000.

Questionamento 5

Existe algum caso que a declaração é dispensável?

Resposta

Em se tratando de despesa que resulte na criação, expansão ou aperfeiçoamento de ação governamental que acarrete aumento da despesa, não. Conforme disposto no arts. 15 e 16 da Lei Complementar 101/2000.

Questionamento

Como estão fazendo a análise do Ponto de Controle 2.2.35 em caso de Termos de Fomento por Emendas Parlamentares?

Resposta

Questionamento

Consultei no BALVER (mês 12) e existia movimentação em uma conta, mas no BALVER (mês 14 - de encerramento) não há movimentação nas contas. Neste caso, eu ainda devo fazer a observação?

Resposta

Questionamento 1

As transferências voluntárias realizadas nos repasses destinados às ações de saúde se submetem ao Ponto de Controle 2.4.1 ou deve ser aplicada a excludente do § 3º, artigo 25 da LRF?

Resposta

Sim, as ações de saúde, bem como educação e ação social, se submetem à análise do ponto de controle 2.4.1, até que os normativos estaduais que regem o tema, sejam alinhados com a LRF.

Questionamento 2

Caso submetido ao Ponto de Controle 2.4.1, mesmo nas ações de saúde, o que fazer se o CRCC estiver válido e alguma certidão relacionada estiver vencida?

Resposta

As normas que regem o tema exigem que, para celebração do convênio e transferência dos recursos, o Certificado de Registro Cadastral de Convênios (CRCC) esteja válido e atualizado.

O Sistema não permite o "Envio para Aprovação" se houver pelo menos uma Declaração ou Certidão Vencida. Será necessário fazer uma lista de verificação e observar se a declaração ou certidão que está vencida e inserir o documento atualizado no sistema.

OBS.: Outras dúvidas sobre CRCC podem ser dirimidas acessando o link: https://convenios.es.gov.br/crcc

Questionamento 1

O que é o parecer mencionado no item “c” do Ponto de Controle 2.6.6?

Resposta

O termo “parecer” utilizado no item “c” do ponto de controle 2.6.6 não deve ser confundido com o parecer emitido pela assessoria jurídica ou a PGE. 

Trata-se, na verdade, de manifestação do setor responsável apontando o enquadramento legal e dizendo que se trata de dispensa ou de inexigibilidade de licitação.

Questionamento 2

Quem é o responsável pelo parecer mencionado no item “c” do Ponto de Controle 2.6.6?

Resposta

O servidor responsável para realizar tal tarefa é aquele designado pelo gestor máximo da entidade ou, caso não exista essa designação formal, o próprio setor requisitante das aquisições de bens e serviço, entendimento que se extrai da Norma de Procedimento SCL Nº 004, expedida pela SEGER.

No item 7 da referida norma de procedimento são passadas informações adicionais que demonstram a necessidade de adaptação da norma às características de funcionamento de cada órgão ou entidade do Poder Executivo. Esse entendimento é alcançado através da interpretação dos itens 7.2, 7.4 e 7.6.

Portanto, caso não seja possível que o próprio setor requisitante apresente as justificativas para enquadramento da modalidade de licitação adotada, é salutar que o gestor máximo do órgão designe servidor ou um setor específico para tal atividade, emitindo, dessa forma, norma de procedimento específica, conforme previsto na Norma de Procedimento SCI Nº 001, item 4.4, expedida pela SECONT.

Questionamento 3

Nestas modalidades de contratação o parecer jurídico da PGE é dispensável?

Resposta

Como já vimos, o parecer mencionado no item “c” do ponto de controle 2.6.6 do Reluci não é o parecer jurídico expedido por órgão jurídico ou PGE.

Porém, informamos que a Resolução CPGE 243/2011 tornou dispensável a manifestação daquela Procuradoria em determinadas situações, entre elas, salvo relevante indagação de natureza jurídica, os casos de procedimentos de dispensa de licitação em razão do valor de que trata o art. 24, incisos I e II da Lei 8.666/93.